Bei all dem Viagra-Spam hat niemand mehr Lust, seine Mailbox zu öffnen. Wie man bessere E-Mails schreibt, die nicht direkt in der Ablage P wie Papierkorb landen.

Spam, Spam, Spam – Oh! Doch kein Spam. Täglich die eingegangenen E-Mails auszusortieren benötigt nicht nur Aufmerksamkeit, sondern vor allem Zeit. Pro Tag verbringt jeder Arbeitnehmer mindestens drei Stunden damit, die aus Versehen gelöschten E-Mails wieder herzustellen und zu lesen. Die mit Smileys vollgepackten virtuellen Briefe sind die reinsten Zeitkiller und verursachen zusätzlichen Stress. Immer mehr Mitarbeiter beschweren sich über Unterbrechungen beim Durchstöbern von Facebook, nur weil der Chef via Mail herum nervt. Richtig blöd wird es, wenn die lästigen Nachrichten auch noch auf das Smartphone verschickt werden, kurz bevor man die Highscore bei Candy Crush knackt.

Bessere E-Mails für alle: Sender und Empfänger

Für alle Beteiligten wäre es von Vorteil, wenn schlicht und einfach bessere E-Mails geschrieben werden würden. Das bedeutet, dass sie unter anderem treffender formuliert sein müssen, denn Zeit ist Geld. Ohnehin sollte das große Ziel sein, dass man nicht mehr ein Drittel des Arbeitstages mit Senden und Empfangen verbringt. Werfen wir einen Blick auf die jeweiligen Wünsche vom Sender und vom Empfänger.

Was macht den Sender einer E-Mail aus?

• Er nimmt sich Zeit zum Schreiben, aber hat keinen Bock, den Kram danach zu lesen
• Er denkt, seine E-Mail wäre ein Kandidat für den Pulitzer-Preis
• Er denkt, er wäre der Erste, der heute eine E-Mail abschickt
• Er ist den Tränen nahe, wenn man seine Mail ungelesen löscht
• Er erklärt wirklich jedes noch so unwichtige Detail, damit der Leser auch ja nichts falsch versteht

Was macht den Empfänger einer E-Mail aus?

• Er bekommt sehr sehr sehr sehr sehr viele E-Mails
• Er erhält ständig Mails mit ähnlichem Inhalt (z.B. dämliche Bilder, die schon vorgestern bei Facebook gepostet wurden)
• Er wird zur Reaktion gezwungen. Lesen alleine genügt dem gierigen Pack ja leider selten
• Hat keine Zeit, keine Mittagspause und muss Überstunden schieben, weil er so viele dämliche Mails erhält

10 Tipps für bessere E-Mails

Mit den Wünschen der Sender und Empfänger vor Augen kann es nun ans Eingemachte gehen; die Rahmenbedingungen und die entsprechende Formulierung für nahezu perfekte E-Mails ist eine Kunst für sich und will gelernt sein. Natürlich gibt es im Netz zahlreiche Hilfestellungen, wie beispielsweise die richtige Anrede oder wie man mit der überfüllten Mailbox nach dem Urlaub umzugehen hat. Darüber hinaus sollte aber folgendes beachtet werden:

1. Überprüfen Sie den Empfänger – nichts ist peinlicher, als wenn Ihr intimes Selfie beim Chef landet.

2. Schreiben Sie kurz und knackig. Fangen Sie nicht bei Adam und Eva an und vor allem lassen sie die Stories vom letzten Wochenende aus dem Spiel.

3. Sie sollten keine E-Mails verfassen, wenn Sie gerade vor Wut schäumen. Solche Hatemails bereut man meist kurz darauf. Fragen Sie Ihre Ex.

4. Keine Smileys oder Slangwörter wie ROFL. Sie wissen nie, ob der Empfänger je eine Jugend genossen hat.

5. Klar und deutlich schreiben! Wenn Sie schon zu feige sind, dem Vorgesetzten die Beschwerde persönlich mitzuteilen, so schreiben Sie es wenigstens verständlich hin.

6. Ironie ist schön und gut, aber nichts für den Schriftverkehr. Noch weniger gefragt ist Sarkasmus. Stellen Sie sich vor, man nimmt Sie nachher an den falschen Stellen ernst.

7. Keine 10 GB großen E-Mail Anhänge verschicken. Wer soll das denn alles lesen? Wenn es denn überhaupt mal ankommt.

8. Formulieren Sie eine griffige Betreffzeile. Orientieren Sie sich dabei lieber nicht an den üblichen Viagra-Spam-Mails.

9. Seien Sie sparsam mit Abkürzungen und Links. Faulheitsbedingte Abkürzungen wie FYI könnten ein DIYs nach sich ziehen.

10. Benutzen Sie eine anständige Verabschiedungsformel. Nicht zu cool wie »Hau rein, Alter« und auch nicht zu schleimig »Einen herzlichen Gruß in die bezaubernde Schönwetterstadt Berlin«.

photo: spam by janet galore, cc 2.0